Wycena rezerw pracowniczych – czy należy czekać z danymi kadrowymi do końca roku kalendarzowego?

Często pojawiającym się pytaniem stawianym przez Klientów po raz pierwszy przymierzających się do wyceny aktuarialnej jest: Czy z wyceną należy czekać do końca roku aby dane przekazane aktuariuszowi były jak najbardziej aktualne?
Odpowiedź brzmi: nie trzeba. Jednakże istnieje kilka kwestii, które warto omówić szerzej.

Zazwyczaj przedsiębiorstwa potrzebują tego rodzaju wyceny dla swojego rocznego bilansu, kończącego się 31 grudnia. Z uwagi na zwiększone obciążenie pracą w dziale kadr i księgowości pod koniec roku oraz na okres świąteczno-noworoczny, przekazanie danych aktuariuszowi w grudniu może być trudne, a nawet niemożliwe. To z kolei prowadzi do pytania: jakie dane będą wystarczające? Istnieją dwie główne strategie postępowania.

Po pierwsze, istnieje opcja wewnętrznego prognozowania stanu zatrudnienia i wynagrodzeń, czyli dostarczenie aktuariuszowi danych przeliczonych na dzień 31 grudnia. Wymaga to między innymi odpowiedniego uwzględnienia przewidywanych podwyżek, aktualizacji długości stażu pracowników, wykluczenia z listy pracowników tych, którzy odejdą do końca roku, a także identyfikacji pracowników przechodzących na emeryturę lub potencjalnych dużych zmian w zatrudnieniu.

Alternatywnie, drugą metodą jest ustalenie rezerw na dzień 31 grudnia opartych na danych kadrowych z, np. października, bez ich modyfikacji. W takim przypadku dane mogą być dostarczone do biura aktuarialnego bez dodatkowych poprawek. Aktuariusz samodzielnie uwzględni różnice czasowe, takie jak np. zmiany w stażu od października do końca grudnia, a także zapyta o prognozowane zmiany w ostatnich dwóch miesiącach roku. Ostateczny raport aktuarialny będzie wyraźnie wskazywał, że dane do obliczeń pochodzą z października.
Jeśli istnieją wątpliwości co do wyboru najlepszej metody dla firmy, warto wcześniej skonsultować to z nadzorcą lub audytorem. Jeżeli nie przewiduje się znaczących zmian w zatrudnieniu, polityce kadrowej ani w warunkach wypłaty świadczeń do końca roku, wykorzystanie danych z wcześniejszego okresu niż grudzień jest dopuszczalne.


Czytaj także:

Dyskonto aktuariusza w październiku 2023 istotnie niższe niż roku temu
Pełne odmrożenie odpisu na fundusz socjalny w 2024 roku
Ogłoszono płacę minimalną na 2024 rok. Jakie są komentarze aktuariusza?