Rezerwy na niewykorzystany urlop wypoczynkowy – zasady wyznaczania rezerw

Definicję urlopu wypoczynkowego zawiera Kodeks Pracy. Zgodnie z nim, urlop wypoczynkowy jest to coroczny, płatny oraz nieprzerwany urlop, który przysługuje pracownikowi. Wraz z zakończeniem umowy o pracę, urlop, którego pracownik nie wykorzystał, skutkuje zobowiązaniem po stronie pracodawcy do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W takiej sytuacji w wielu firmach pojawiają się wówczas pytania dotyczące kalkulacji wysokości ekwiwalentu za ten urlop oraz wyznaczenia rezerw na niewykorzystane urlopy.

Wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi zależy od jego stażu pracy, przy czym staż ten musi zostać udokumentowany. Wliczają się do niego zarówno okresy zatrudnienia, które są potwierdzone świadectwami pracy, jak również okresy nauki pracownika. Możliwość skorzystania z 26-dniowego urlopu wypoczynkowego w ciągu roku ma osoba z udokumentowanym ponad 10-letnim stażem pracy. 20 dni urlopu przysługuje osobie zatrudnionej poniżej 10 lat.

Urlop wypoczynkowy, co do zasady, powinien zostać udzielony w roku, w którym pracownik otrzymał do niego prawo. Nie ma jednak wyraźnego wskazania w Kodeksie Pracy co do sposobu, w jaki ma być on wykorzystany. Duży nacisk kładzie się obecnie na wykorzystywanie bieżących dni urlopu wypoczynkowego, jednak wypłacanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest wciąż zjawiskiem powszechnym.

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru urlopu. W pierwszej kolejności należy obliczyć średnie wynagrodzenie pracownika w stałej wysokości oraz wziąć pod uwagę średnią składników zmiennych – prowizji, premii itp. - z 3 ostatnich miesięcy. Podstawę wymiaru urlopu trzeba podzielić przez współczynnik urlopowy, który obowiązuje w danym roku. W 2019 roku współczynnik ten wynosi 20,92. Następnie wynik ten należy podzielić przez dobową normę czasu pracy wyrażoną w godzinach. Godzinową stawkę ekwiwalentu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pracownika, co daje kwotę brutto ekwiwalentu do wypłacenia.
Zapisy dotyczące wypłaty oraz kalkulacji ekwiwalentu za niewykorzystane urlopy zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Prawdopodobieństwo wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nakłada na pracodawców obowiązek wcześniejszego utworzenia rezerwy na niewykorzystany urlop. Decyzja o utworzeniu rezerwy urlopowej powinna jednak zostać podjęta przez kierownika danej jednostki z uwzględnieniem:
1. rodzaju grupy pracowników, których dotyczyć może utworzenie rezerwy urlopowej,
2. istotności kosztów z tytuły wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Rezerwa urlopowa obliczana jest jako iloczyn ekwiwalentu za jeden dzień urlopu oraz liczby dni niewykorzystanego urlopu.

Rezerwa na niewykorzystane urlopy, zgodnie z zapisami Międzynarodowego Standardu Rachunkowości nr 19, należy do krótkoterminowych świadczeń pracowniczych. Obok rezerw na odprawy emerytalne, rentowe, pośmiertne oraz nagrody jubileuszowe jest jedną z najczęściej wycenianych rezerw na świadczenia pracownicze.